Så här jobbar Kvevlax lärcenter med en fungerande dialog i skolan

Strax innan vi ska göra intervjun börjar det pipa i skolans larmsystem. En stund senare plingar det till i personalens Whatsapp-grupp. Klassläraren Karin Oksanen tar fram sin telefon.

– Det är tydligen ett automatlarm, och rektorn har redan meddelat fastighetsskötaren.

Whatsapp-gruppen är en av de kanaler personalen i Kvevlax lärcenter använder för att kommunicera, i det här fallet för snabba interna meddelanden till personalen. Rektor Ulrica Nyström säger att man under de senaste åren fokuserat på att bygga en fungerande kommunikation. Nu börjar pusselbitarna falla på plats.

Lärarna Karin Oksanen och Anne-Maaria Dahlbacka säger att det finns en trygghet i att veta att alla i personalen får samma information och att alla jobbar utgående från samma system.

– Framför allt inför terminsstarter är det skönt att ha tydliga rutiner för hur vi kommunicerar, både internt och externt mot hemmen. Det underlättar planeringen. Om alla jobbar på samma sätt vet också föräldrarna vad de kan förvänta sig.

Syftet styr valet av kommunikationskanal

Skolan använder olika kanaler för olika syften. Whatsapp-gruppen finns till för snabb praktisk information, som larmet eller att en gunga är sönder eller att gymnastiksalen är upptagen. När det gäller kontakten till vårdnadshavare eller elevärenden är det Wilma som gäller. Där kan man också komma överens om att vid behov ringas eller träffas fysiskt. Även personalen behöver fysiska diskussioner i olika ärenden.

Vi är tydliga utåt med att vi finns tillgängliga skoldagar mellan åtta och fyra.

– Wilma är vår huvudsakliga kanal och den jag kollar först av allt på morgonen. Sedan slänger jag ett öga på telefonen, medan e-posten får vänta till efter skoldagen, säger Karin Oksanen.

Det gäller nämligen att prioritera. Även inom skolvärlden finns alla möjligheter att drunkna i informationsflödet. Som lärare hinner man inte alltid läsa allt, men det är bra att veta att informationen finns där. Anne-Maaria Dahlbacka är noggrann med att påpeka för yngre kollegor att också lärare har en arbetstid som ska respekteras.

– Vi är tydliga utåt med att vi finns tillgängliga skoldagar mellan åtta och fyra.

Tydliga rutiner stärker kommunikationen i skolan

Arbetet med att utarbeta en kommunikationsplan startade år 2019 när Kvevlax lärcenter grundades. Korsholms kommun slog ihop fem mindre byskolor till en större enhet. Det här läsåret har skolan 340 elever och 52 personer i personalen. Det ställer helt andra krav på kommunikationen än i en mindre skola.

– Vi såg ett behov av att skapa tydliga strukturer. Det är sällan alla samlas. Vi kan inte räkna med att informationen sprider sig naturligt i lärarrummet, säger rektor Ulrica Nyström.

Genom ett projekt i samarbete med Åbo Akademi utarbetade skolan den årsklocka och de verktyg som nu används. En del av informationspaketet är den välkomstfolder som alla elever får med sig hem vid skolstarten. Förutom praktisk information innehåller den också en sida där man berättar hur skolan kommunicerar, och en uppmuntran att gå in och följa skolan på Instagram.

Karin Oksanen, som är skolans sociala medier-ansvariga, säger att det kan låta som många olika kanaler att hålla reda på, men att det är viktigt att skolan hänger med i utvecklingen.

– Det är ändå svårt att nå alla, inte ens med Wilma. Det finns föräldrar som loggar in varje dag, medan andra kanske kollar Wilma ett par gånger per termin.

Om det finns något Oksanen och Dahlbacka vill hälsa till alla föräldrar så är det att hålla koll på Wilma.

– Det är där dialogen mellan skolan och hemmen huvudsakligen förs. Genom att ha koll på vad som händer i skolvardagen är du en bra förebild för ditt barn och visar att du tycker att skolan är viktig.

Det som lärarna ännu saknar är möjligheten att ladda upp bilder eller dokument.

– Med en sådan uppdatering skulle Wilma vara ännu mer användbart, säger Karin Oksanen som en hälsning till programleverantören.

Att nå alla är en nyckel i skolans kommunikation

Med en tydlig plan och ett uttalat system kan Ulrica Nyström vara säker på att informationen når alla. Det gäller inte bara klasslärarna utan även skolgångshandledare, timlärare, speciallärare och vikarier. För henne är informationsflödet en viktig del av arbetsklimatet.

Ytterligare ett sätt att säkra att informationen når fram är skoldagböckerna som alla elever får i början av läsåret. Här antecknar vi alla läxor och andra noteringar som eleverna behöver komma ihåg. Anne-Maaria Dahlbacka är glad att läxhäftet fortfarande är analogt.

– Jag har egna barn i en annan skola, och saknar möjligheten att enkelt kolla läxorna. Speciellt för oss med barn med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar skulle ett läxhäfte vara en bra grej. Om anteckningen bara finns i Wilma är det lättare att slingra sig eller glömma bort den.

För att göra eleverna ännu mer involverade har skolan investerat i ett tiotal digitala informationsskärmar runt om i skolan. Här kan man kolla dagens matsedel, bli påmind om rastaktiviteter eller få reda på vad som är på gång i skolan just nu. Via skolans elevråd har eleverna också en möjlighet att få sin röst hörd och påverka olika saker i skolvardagen.

– Vi vuxna försöker också vara goda exempel och alltid hälsa godmorgon åt varandra, säga hej och byta några ord i korridoren. Visa att vi lyssnar. Det här låter kanske simpelt, men faktum är att vårt beteende påverkar eleverna, säger Karin Oksanen.

Via den här länken hittar du de andra artiklarna i temahelheten Dialog.

Så jobbar Kvevlax lärcenter med kommunikation

• Wilma: Skolans viktigaste informationskanal för kontakten till hemmen.
• Samtal: Dialog med vårdnadshavare via telefon eller fysiska träffar.
• Skoldagbok: Ett fysiskt häfte som alla elever använder för att anteckna läxor.
• Veckobrev: Skickas ut av klasslärarna varje måndag.
• Rektorsbrev: Veckovis information till personalen.
• Whatsapp: Gemensam grupp för alla i personalen. Används för snabb daglig information – viktigt att den inte blir ett allmänt diskussionsforum.
• Gemensam databas: Här finns protokoll och planeringsdokument från alla lärarteam, fritt tillgängliga för alla att kolla.
• Infotavlor: Digitala skärmar som finns utplacerade runt om i skolan.
• Centralradio: För morgonsamlingar eller viktig information i stunden.
• Fysiska möten: Lärarmöten, personalmöten, teammöten (kring ämnen som bildkonst, teater, rörelse), skolans ledningsgrupp och gemensamma samlingar för hela skolan.
• Infoblad: Välkomstfolder med kontaktuppgifter och praktisk information om skolan, finns även digitalt i Wilma.

• Dialog
• Grundläggande utbildning
• Grundskolan
• Kommunikation