Välbefinnande i små organisationer – det här behöver styrelse och ledning ha koll på

När det börjar skava rejält på en arbetsplats vänder sig arbetsgivare ofta till advokaten Heidi Furu. Hon arbetar vid DKCO Advokatbyrå, som erbjuder tjänster i Helsingfors, Mariehamn och Vasa. Med över tjugo års erfarenhet av arbetsrelaterade frågor har hon sett det mesta.

– Jag brukar säga att jag är arbetsgivarens bästa vän när det kniper. Min uppfattning är att arbetsgivare i Svenskfinland generellt är väldigt måna om att göra juridiskt rätt.

Enligt finländsk lagstiftning ligger det yttersta juridiska ansvaret hos styrelsen om det finns en sådan. Furu berättar att det ändå kan bli problematiskt om ansvarskedjan nedåt är oklar och rollerna otydligt definierade.

– För en verksamhetsledare kan det till exempel råda osäkerhet om det är styrelsen eller man själv som borde agera. Det värsta är om ingen agerar, eller om någon utan befogenheter fattar beslut, till exempel om uppsägningar. Jag rekommenderar alltid en tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning.

Vems ansvar när arbetsbördan blir för stor?

Mikaela Wiik är sakkunnig vid Folkhälsan i frågor som gäller arbetsvälbefinnande och betonar exakt samma sak som advokaten.

– I små organisationer där alla kanske måste göra allt, men ansvarsrollen är oklar, kan arbetsbelastningen lätt bli för stor. Är det då okej att säga att det blev för mycket?

Hon lyfter fram sårbarheten i en liten organisation med få anställda.

– Om en medarbetare mår dåligt påverkar det direkt hela verksamheten, och om ledarskapet är svagt blir allt mer dramatiskt på ett litet ställe. Även stora organisationer påverkas förstås i slutändan när något inte fungerar.

Våga lyfta katten på bordet

Heidi Furu påminner om att rollfördelningen mellan verksamhetsledaren och styrelsen kan se väldigt olika ut. Vissa styrelser är mer operativa.

– Det här är annorlunda och därmed lite mer utmanande på min nya arbetsplats, eftersom styrelsen har en mera operativ roll här jämfört med mina tidigare styrelser, säger Frida Nylund, tf. verksamhetsledare för Finlands Svenska Scouter.

Det var en viktig lärdom. Vi måste våga diskutera svåra frågor för att öka den psykosociala tryggheten på våra arbetsplatser.

Hon arbetar för en typisk liten organisation i Svenskfinland. Den har en omfattande verksamhet inom ett geografiskt vidsträckt område med sju anställda och två projektledare. Nylund har 25 års erfarenhet av organisationsverksamhet och hon har även arbetat i finskspråkiga miljöer.

– Där var kommunikationen rak, och jag blev ibland uppmanad att ”sano suoraan”, ”säg nu rakt ut hur du menar”. Det var en viktig lärdom. Vi måste våga diskutera svåra frågor för att öka den psykosociala tryggheten på våra arbetsplatser.

Mikaela Wiik säger att det alla gånger är bättre med ett obehag som varar några timmar när man lyfter katten på bordet, än månader och kanske år av obehag när man undviker problemet.

– Jag brukar alltid betona att vi är varandras arbetsmiljöer. Det är något helt annat än att värna om ergonomi och strukturer. Man måste känna att man har vänner på arbetsplatsen, allt fokus får inte ligga enbart på arbete. Här har ledaren ett stort ansvar.

Digitala träffar kan öka arbetsvälbefinnandet

I tider av distansarbete är det inte längre självklart att närhet finns bara för att arbetsplatsen är liten.

– En medarbetare sitter kanske i södra Finland och en annan i Österbotten. Då måste man bygga in gemenskap i strukturen och se till att ingen blir lämnad ensam, säger Mikaela Wiik.

Just så här ser vardagsverkligheten ut för Frida Nylund. Huvudkontoret ligger i Helsingfors, men själv jobbar hon främst med Vasa som utgångspunkt. En medarbetare bor på Åland, en annan i Pargas och en tredje är stationerad i Jakobstad.

– Som ledare måste man skapa närvaro utan att detaljstyra. Vi ordnar numera digitala kaffepauser varje vecka och träffas fysiskt en gång i månaden.

Glöm inte bort att dokumentera

Närhet och flexibilitet ses ofta som styrkor i små organisationer. Heidi Furu lyfter ändå fram en baksida med intimiteten.

– Om det går dåligt för verksamheten och förändringar behöver göras kan det vara svårt att fatta obekväma beslut, särskilt om konsekvenserna riskerar att drabba vänner eller bekanta.

Hon varnar också för lösningar som är alltför lösa och informella.

– Man kommer överens muntligt om någon sak, tänker att det löser sig senare, och glömmer bort dokumentationen. När juridisk hjälp behövs frågar vi jurister alltid först vad som finns dokumenterat.

Om det går dåligt för verksamheten och förändringar behöver göras kan det vara svårt att fatta obekväma beslut, särskilt om konsekvenserna riskerar att drabba vänner eller bekanta.

Bristande dokumentation blir särskilt problematiskt vid personalärenden. Advokaten ger ett exempel: om en medarbetare underpresterat länge och situationen kräver drastiska åtgärder är förarbetet avgörande.

– Då måste förmannen ha dokumenterat avvikelser från gemensamma överenskommelser, till exempel kring prestation eller beteende. Har man haft uppföljningssamtal är det viktigt att de finns nedtecknade.

Vem ska vattna blommorna?

Mikaela Wiik och Frida Nylund skriver på alla sätt under det som Heidi Furu säger om tydlighet kring förväntningar, roller och ansvar. Det kan handla om allt från stora frågor till vem som vattnar blommorna.

– Hos oss har vi tydligt definierat vem som gör vad, men i en liten organisation blir man ändå snabbt och oplanerat insatt i andras arbete. Det är bra att kunna hjälpa vid behov, men ledarens uppgift blir då att se till att ingen utnyttjar någon annan, säger Frida Nylund.

För att stärka välbefinnandet håller Finlands Svenska Scouter just nu på att utvärdera den organisationsstruktur med förändrade arbetsmetoder som organisationen införde för tre år sedan.

– Det är en absolut nödvändighet i en snabbt föränderlig värld, och vi försöker just nu hitta flaskhalsar i vår organisation.

Visselblåsning behövs på arbetsplatser

Till dem som arbetar i små organisationer och styrelser ger advokaten Heidi Furu några viktiga råd.

– Det är nyttigt att regelbundet se över organisationens dokumentation. Hur ser till exempel arbetsavtalen ut och motsvarar befattningsbeskrivningarna det arbete som faktiskt utförs?

Hon nämner också visselblåsarfunktionen, möjligheten att anonymt rapportera om oegentligheter. Enligt lag ska arbetsplatser med minst 50 anställda ha en sådan funktion. I Svenskfinland faller många mindre organisationer utanför kravet. Finlands Svenska Scouter hör enligt Frida Nylund ändå till dem som omfattas.

– Eftersom vi är en del av den nationella scoutorganisationen med fler än 50 anställda, kan vi använda samma digitala system där man anonymt kan anmäla osakligt bemötande.

Advokatens sista råd riktar sig till alla som åtar sig styrelseuppdrag. Hon uppmanar dem att tänka på ansvaret som följer med uppdraget.

– Arbetslagstiftningen, och speciellt arbetsavtalslagen, är inte särskilt komplicerad, och det lönar sig att sätta sig in i den. Man kan inte i efterhand säga att man inte visste. Här finns det ingen smitfil för små organisationer.

Sugen på att läsa mer om arbetsvälbefinnande?
Via den här länken hittar du de andra artiklarna i temahelheten Arbetsvälbefinnande.

Mikaela Wiiks råd för arbetsvälbefinnande

• Du som ledare: hjälp dina medarbetare att prioritera när arbetstempot är högt. Stöd dem i att göra medvetna val.
• Skippa långa to-do-listor. Fokusera i stället på 1 till 2 saker som ska prioriteras under dagen. Det minskar stress.
• Bekräfta dina medarbetare. I undersökningar efterlyser många feedback. Medarbetare behöver få höra att de gör ett bra jobb.
• Diskutera och skriv ner viktiga spelregler för trivsel. Det kallas code of conduct, till exempel arbetsro och telefonvett. Gör reglerna synliga.
• Gör en inventering. Syna era arbetsuppgifter och diskutera sedan tillsammans styrkor och motivationsfaktorer. Det här kan eventuellt leda till en omfördelning av arbetsuppgifter, små och stora.

Tips på teamövning

Den här övningen hjälper teamet att förtydliga roller och ansvarsområden.

• Svara först individuellt på frågan: ”Vad har vi för målsättningar?”.
  Diskutera tillsammans: Skiljer sig synen på er gemensamma målsättning?
• Lista sedan dina ansvarsområden.
  Diskutera tillsammans: Vilka ansvarsområden överlappar varandra? Finns här otydligheter?

• Arbetsliv
• Arbetsvälbefinnande
• Föreningar
• Ledarskap